Moduł Certyfikaty umożliwia zarządzanie uprawnieniami wykonawców i podwykonawców do realizacji określonych zadań w oparciu o kategorię zadania, producenta urządzenia lub model urządzenia.

Włączenie certyfikatów #

Zarządzanie certyfikatami jest dostępne wyłącznie dla użytkowników z rolą root lub admin.

Aby włączyć moduł certyfikatów:

Przejdź do zakładki Administracja → Ustawienia domyślne → Zadania.

Zaznacz opcję Włącz certyfikaty (domyślnie wyłączona).
Zapisz zmiany.

Po włączeniu modułu na platformie dostępne są nowe funkcje:

Możliwość importu/eksportu certyfikatów.
Sekcja Certyfikaty w menu bocznym Administracji, zawierająca dwie zakładki:
Certyfikaty – do tworzenia i zarządzania certyfikatami.
Przyznane certyfikaty – do przydzielania certyfikatów

Tworzenie certyfikatu #

Aby dodać nowy certyfikat:

Przejdź do zakładki Administracja → Certyfikaty Ustawienia → Certyfikaty.
Kliknij przycisk Dodaj.

Wypełnij formularz:

Nazwa (pole wymagane) – np. „Montaż pomp ciepła”.
Aktywny – (checkbox, domyślnie zaznaczony powoduje aktywowanie certyfikatu).
Kategoria zadania – określenie, jakie kategorie zadań może wykonywać wykonawca z tym certyfikatem (np. Montaż)
Kategoria urządzenia – określenie, z jaką kategorią urządzeń wykonawca może wykonywać zadania (np. Pompy ciepła). Wybranie kategorii urządzenia pokazuje pola producent i model.
Producent – określenie dla jakich producentów urządzeń wykonawca może wykonywać zadania.
Model – określenie, dla jakich modelów urządzeń wykonawca może wykonywać zadania.
Opis certyfikatu – sprecyzowanie informacji, na co zezwala dany typ certyfikatu w formie opisowej.

Po uzupełnieniu wybranych pól kliknij zapisz i wyjdź aby zapisać certyfikat

Certyfikat pojawi się na liście i można go edytować w dowolnym momencie.

Przypisywanie certyfikatu do użytkownika #

Aby przypisać certyfikat użytkownikowi:

Przejdź do zakładki Administracja → Certyfikaty Ustawienia → Przyznane certyfikaty.
Kliknij przycisk Dodaj.

Wypełnij formularz:

Numer certyfikatu – (pole tekstowe) POLE WYMAGANE – użytkownik samemu nadaje numer certyfikatu. Certyfikat jest unikalny na podstawie swojego numeru
Certyfikat – (lista rozwijana z nazwami typów certyfikatów) POLE WYMAGANE – użytkownik wybiera numer typ certyfikatu, zaciągany ze stworzonej listy typów certyfikatów.
Aktywny – status przy tworzeniu certyfikatu jest domyślnie ustawiony jako aktywny. Użytkownik może zmienić status na nieaktywny w każdym momencie. Dezaktywowanie certyfikatu powoduje, że wybrani wykonawcy nie mogą wykonywać zadań określonych w typie certyfikatu.
Nazwa firmy – firma otrzymująca certyfikat.
Wykonawcy – do pojedynczego certyfikatu możemy przypisać wielu użytkowników z listy rozwijalnej
Data wygaśnięcia – data końca certyfikatu do wyboru. Jeżeli data wygaśnięcia zostanie przekroczona, to status automatycznie zmienia się na nieaktywny. Data wygaśnięcia certyfikatu może zostać niewypełniona, wtedy certyfikat jest bezterminowy.
Załączniki – w tym miejscu możesz dodać załączniki do certyfikatu

Po uzupełnieniu wybranych pól kliknij zapisz i wyjdź aby zapisać certyfikat

Działanie certyfikatu w platformie #

Po wprowadzeniu certyfikatów platforma sprawdza certyfikaty na poszczególnych zakładkach:

Zadania -zadania cykliczne
Zadania – Lista zadań

Wybór wykonawców przy dodawaniu zadania

Po wprowadzeniu certyfikatów wykonawcy bez przyznanego certyfikatu mogą wykonywać zadania tylko z kategorii niewymagającej certyfikatów

Dodawanie zadania:

Po wyborze kategorii zadania w liście rozwijanej, lista pokazuje tylko wykonawców posiadających zgodny certyfikat spełniający kategorię zadania bez kategorii urządzenia.

Po wyborze kategorii zadania oraz urządzenia liście rozwijanej lista pokazuje tylko wykonawców, którzy mają certyfikat spełniający:
kategorię zadania bez kategorii urządzenia
kategorię zadania i kategorię urządzenia
kategorię zadania i kategorię urządzenia i producenta
kategorię zadania i kategorię urządzenia i producenta i model

Jeśli uprzednio do zadania był dodany wykonawca, który obecnie po dodaniu np producenta nie ma ważnego certyfikatu pojawi się stosowny komunikat a platforma nie pozwoli na przydzielenie zadania dla takiego użytkownika

Jeśli certyfikat wygaśnie, użytkownik może nadal edytować już przypisane zadania, ale nie może otrzymywać nowych.

Zadania cykliczne

Jeśli wykonawcy wygaśnie certyfikat a jest przydzielony do zadania cyklicznego i zostanie ono utworzone platforma

Usunie go z nowo utworzonych zadań

Ustawi zadanie na status „Nowe” (bez daty realizacji), jeśli nie będzie uprawnionych wykonawców.
Jeśli przypisanych było wielu wykonawców do zadania , a nie wszyscy utracili uprawnienia to status i planowana data realizacji się nie zmieniają, a zostają przypisani tylko uprawnieni wykonawcy.

Automatyczne powiadomienia o wygaśnięciu certyfikatu #

Automatyczne powiadomienia przypominają wykonawcom o zbliżającym się terminie wygaśnięcia certyfikatu. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie sytuacji, w której użytkownik traci uprawnienia do wykonywania zadań.

Aby utworzyć takie powiadomienie:

Przejdź do zakładki Administracja – Automatyzacja i kliknij przycisk Dodaj

Wypełnij formularz:

Nazwa – np powiadomienie o wygaśnięciu certyfikatu

Wybór wyzwalacza

Po wpisaniu nazwy automatyzacji, wybierz wyzwalacz: „Data wygaśnięcia certyfikatu wykonawcy”.

Ustaw dokładny moment wysyłki:

W tym miejscu wybieramy z listy rozwijalnej liczbę dni, przed którą zostanie wysłane powiadomienie: 0, 3, 7 30 lub 60 dni przed datą wygaśnięcia certyfikatu.

Jeśli chcemy ustawić powiadomienia na różne terminy, np. 7 i 30 dni przed wygaśnięciem, konieczne jest dodanie kilka automatyzacji.
Powiadomienia są przesyłane raz dziennie po północy, więc ważne jest by ustawić je z odpowiednim wyprzedzeniem aby mieć pewność, że emaile zostały przesłane

Adresaci powiadomień
Powiadomienia będą przesyłane drogą mailową do wykonawców/podwykonawców, którym wygasają certyfikaty.

System automatycznie pobiera adresy e-mail wykonawców/podwykonawców z zakładki Administracja → Użytkownicy.

Możemy również dodać dodatkowe adresy e-mail, które będą otrzymywać te powiadomienia. Jeśli chcemy sami otrzymywać kopie powiadomień, wpisujemy swój adres e-mail w polu „Wyślij kopię do”.