Platforma Locatick umożliwia tworzenie i konfigurowanie elektronicznych protokołów, które mogą być wypełniane w zadaniach przez użytkowników zarówno z poziomu aplikacji webowej, jak i mobilnej. Funkcja ta pozwala na digitalizację procesów, ujednolicenie raportów oraz automatyczne dołączanie odpowiednich protokołów do zadań.

Dostęp do zakładki w Administracji #

Dostęp do tej sekcji posiadają wyłącznie osoby o uprawnieniach administrator/root

• Funkcja tworzenia i edycji protokołów znajduje się w zakładce Administracja → Protokoły.
  

Tworzenie nowego protokołu #

1. Kliknij przycisk Dodaj, aby utworzyć nowy szablon protokołu.
   
2. Pojawi się nowe okno z formularzem, w którym można skonfigurować protokół.
   
3. W formularzu konfiguracyjnym ustawiamy:
   

1. Nazwa protokołu – nazwa ogólnosystemowa, widoczna w zadaniach i na wydruku PDF.
2. Protokół końcowy – zaznaczenie powoduje, że po podpisaniu protokołu edycja wszystkich protokołów w zadaniu zostanie zablokowana.
3. Status – określa, czy protokół jest aktywny (widoczny w systemie).
4. Kategoria – możliwość przypisania protokołu do jednej lub kilku kategorii zadań.
5. Producent – opcjonalne ograniczenie dostępności protokołu do urządzeń określonego producenta.
6. Automatyczne dołączanie – włączenie spowoduje automatyczne dodanie protokołu do zadań. Jeżeli nie wybierzesz kategorii zadania, protokół przypisze się do każdego zadania.
7. Wielokrotne nadawanie – określa, czy protokół może być dodany w zadaniu więcej niż jeden raz.
8. Wymagany podpis klienta– decyduje, czy protokół wymaga podpisu klienta do jego zatwierdzenia. 
9. Wymagany podpis pracownika – decyduje, czy protokół wymaga podpisu pracownika do jego zatwierdzenia. 
10. Widoczność w PDF – możliwość ukrycia protokołu w generowanych wydrukach.
11. Nagłówek wydruku – opcjonalna personalizacja nagłówka PDF-a protokołu. Można tutaj wkleić logotyp firmy lub informacje, które mają się wyświetlać zawsze na początku protokołu, np. dane firmy..

Budowa protokołu #

Protokoły składają się z sekcji i pól:

• Sekcje – grupują pola tematycznie (np. „Informacje ogólne”, „Wykonane usługi”, „Rozliczenie czasu pracy”).
  
  
• Pola – elementy do wypełnienia (np. data, opis, lista wyboru, checkbox, wartość liczbowa, zdjęcia).
  
  

Dodawanie sekcji i pól #

1. Kliknij Dodaj sekcję – nadaj jej nazwę (np. „Informacje ogólne”).
   
2. Wewnątrz sekcji dodawaj pola, wybierając ich typ:
   
   • Opis
     
     Pole umożliwiające wpisanie dowolnego tekstu – zarówno krótkiego, jak i dłuższego opisu. Może służyć do wprowadzenia szczegółowych informacji, notatek, komentarzy lub dodatkowych wyjaśnień.

Przykład zastosowania: opis wykonanej czynności, uwagi techniczne, szczegóły dotyczące zgłoszenia.

• Checkbox
  
  Pole umożliwiające zaznaczenie lub odznaczenie opcji w postaci małego kwadratu. Doskonale sprawdza się przy potwierdzaniu wykonania czynności, zaakceptowania warunków lub wyboru prostych opcji TAK/NIE.

Przykład zastosowania: potwierdzenie, że czynność została wykonana.

Dodatkowo: do pola checkbox można dodać pole warunkowe, które wyświetli się dopiero po jego zaznaczeniu – np. dodatkowe pytanie lub pole do uzupełnienia.

• Lista wyboru (menu rozwijane z możliwością dodania opcji)
  
  Pole w formie rozwijanego menu, w którym można zdefiniować dostępne opcje do wyboru. Użytkownik może wybrać tylko jedną opcję z listy.

Przykład zastosowania: wybór rodzaju urządzenia, statusu zgłoszenia lub lokalizacji.

Dodatkowo: możliwe jest dodanie pola warunkowego, które pojawi się w zależności od wybranej opcji (np. po wyborze „Inne” – pole tekstowe do doprecyzowania).

• Data
  
  Pole umożliwiające wybór daty z kalendarza.

Przykład zastosowania: wpisanie daty rozpoczęcia prac, daty odbioru protokołu lub terminu przeglądu.

• Godzina
  
  
  Pole umożliwiające wprowadzenie godziny ręcznie lub wybranie jej z zegara wbudowanego w formularz.

Przykład zastosowania: określenie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, zapisanie czasu zdarzenia.

• Wartość liczbowa (z jednostką)
  
  
  Pole pozwala wpisać liczbę oraz wskazać jednostkę (np. °C, m², kg).

Przykład zastosowania: pomiar temperatury, podanie powierzchni, wagi, napięcia.

Dodatkowo: możliwe jest ustalenie dozwolonego zakresu wartości.

• Wartość z ceną (opcjonalnie z mnożnikiem)
  
  Pole umożliwiające wprowadzenie wartości liczbowej, która zostanie automatycznie pomnożona przez cenę zdefiniowaną w innym polu.

 Przykład zastosowania: kalkulacja kosztu usług lub materiałów, cena brutto za określoną ilość.

• Zakres godzin
  
  Pole umożliwiające wybór przedziału czasowego – zarówno daty, jak i godziny od-do.

Przykład zastosowania: określenie czasu trwania prac serwisowych, rejestracja godzin wjazdu i wyjazdu.

• Pole min, max
  
  Pole liczbowe, które przyjmuje tylko wartości mieszczące się w określonym przedziale (ustalone minimum i maksimum).
  
  Przykład zastosowania: dopuszczalne zakresy temperatury, poziomu wilgotności, napięcia lub wagi.

Uwaga: Sekcje można przesuwać w górę lub w dół, natomiast pól nie można zmieniać kolejnością – można je jedynie dodawać przed lub po istniejącym polu:

Funkcje dodatkowe – pole warunkowe #

Pole warunkowe to dodatkowe pole, które pojawia się tylko wtedy, gdy zostanie spełniony określony warunek – np. po zaznaczeniu checkboxa lub wybraniu określonej opcji z listy rozwijanej.

Pola warunkowe można stosować tylko z polami typu:

• Checkbox – np. zaznaczenie opcji „z zastrzeżeniami” powoduje wyświetlenie dodatkowego pola tekstowego z opisem.
  
• Lista wyboru (menu rozwijane) – np. wybór „Inne” powoduje pojawienie się pola opis do doprecyzowania odpowiedzi.

Aby dodać pole warunkowe naciśnij przycisk „…”, aby otworzyć więcej opcji i wybierz opcję Dodaj pole warunkowe:

Następnie wprowadź nazwę pola i wybierz jego typ (np. opis, wartość liczbowa, data) oraz określ warunek wyświetlenia – wybierając z listy rozwijanej opcję, po której spełnieniu pole ma się pojawić.

Funkcje dodatkowe – zdjęcia do pól #

W protokołach możliwe jest dodanie do pól zdjęć lub innych załączników, które mogą pełnić rolę dokumentacji, instrukcji lub dowodu wykonania danej czynności.

Rodzaje zdjęć i załączników: #

1. Zdjęcie / załącznik (opcjonalny lub wymagany)
   
   • Użytkownik może dołączyć zdjęcie lub inny plik jako uzupełnienie pola:
   • Plik może być opcjonalny, wymagany (konieczny do zapisania protokołu) lub wyłączony (brak możliwości dodania pliku).
     
     
   • Przykład zastosowania: dodanie zdjęcia zamontowanego urządzenia, protokołu podpisanego w formie skanu, dokumentacji technicznej.
     
2. Zdjęcia poglądowe (instruktażowe)
   
   • Można dodać obraz lub grafikę, która pokaże wykonawcy, jak prawidłowo wykonać zdjęcie lub pomiar:
     
     

• Takie zdjęcia pełnią rolę instrukcji wizualnej, ułatwiając zachowanie standardów jakości dokumentacji.
  
• Przykład zastosowania: schemat miejsca montażu, przykład prawidłowego kadrowania zdjęcia, wzór oznaczeń pomiarowych.
  

Funkcje dodatkowe – wymagalność pól #

Wymagalność to ustawienie określające, czy dane pole w protokole musi zostać wypełnione przed zapisaniem lub zatwierdzeniem dokumentu.

Dostępne tryby wymagalności: #

1. Pole obowiązkowe (wymagane) – użytkownik musi je wypełnić, aby móc zapisać lub przesłać protokół.
   
   
2. Pole opcjonalne – wypełnienie pola jest dowolne i brak jego uzupełnienia nie blokuje zapisu protokołu.
   

Sposoby ustawiania wymagalności: #

• Indywidualnie dla każdego pola – administrator lub osoba edytująca szablon protokołu może zdecydować, które konkretne pola są obowiązkowe, a które opcjonalne.
  
• Zbiorczo dla wszystkich pól – możliwe jest jednoczesne zaznaczenie wymagalności dla wszystkich pól w danym protokole (przydatne np. przy tworzeniu dokumentów, w których każde pole jest kluczowe).
  

Funkcje dodatkowe – ukrywanie pól #

Ukrywanie pól to ustawienie umożliwiające kontrolę widoczności pól w dokumencie PDF generowanym z protokołu. Dzięki tej funkcji można zdecydować, czy dane pole ma być widoczne na wydruku zawsze, tylko w przypadku, gdy zostało uzupełnione, czy też ma być ukrywane, jeśli pozostaje puste.

Dostępne opcje ukrywania pól:

• Pokaż pozycję – pole będzie widoczne na wydruku PDF niezależnie od tego, czy zostało uzupełnione.
  
  
• Ukryj pozycję -pole zostanie ukryte na wydruku PDF, jeżeli nie zostało uzupełnione.
  
  

Funkcja ta pozwala na dostosowanie wyglądu i czytelności wydruku dokumentu, eliminując puste, niepotrzebne elementy.

Zalecenia techniczne #

• Podczas edycji protokołu korzystaj z przycisku Zastosuj, aby zapisać zmiany – system nie zapisuje ich automatycznie.
  
• Jeśli protokół jest ustawiony jako automatyczny i przypisany do kategorii, będzie pojawiał się w zadaniach od razu po ich utworzeniu.
  
• W aplikacji mobilnej ukryte pola są widoczne dopiero po ich odkryciu przez użytkownika lub po spełnieniu warunku wyświetlenia.